شرح وظايف متصدي امور دفتري و بايگاني شهرداری

شرح وظايف متصدي امور دفتري و بايگاني شهرداری

اجراي دقيق آيين نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
ثبت خلاصه مشخصات و جريان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در دفاتر مربوط.
تحويل، تفكيك و توزيع نامه ها، گزارش ها و ساير مكاتبات براي ارجاع به مقام هاي مافوق و واحد اقدام كننده و پيگيري آنها.

شهرداری

ابلاغ دستورات صادره از مدير به اشخاص ذي ربط و واحد هاي تابعه بر حسب خط ومشي تعيين شده و در صورت لزوم پيگيري آنها.
تهيه پيش نويس برخي نامه ها و گزارشات.
پاسخگويي به مراجعين و راهنمايي آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امكانات درخواستهاي متقاضيان و مراجعه كنندگان كه تقاضاي آنان بدون ملاقات با مقام ذي ربط امكان پذير است.
تنظيم زمان جلساتي كه در دفتر مدير تشكيل مي شود و مطلع ساختن افراد شركت كننده در جلسه.
آماده كردن سوابق و پرونده هاي مربوط به جلسات براي اطلاع و مطالعه قبلي.
حفظ و نگهداري نامه ها ،اوراق ،اسناد،مدارك و پرونده هاي محرمانه مطابق مقررات و اصول بايگاني و تهيه فهرست مربوط بر اساس روش تعيين شده.
پيوست كردن پرونده ها يا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
تحويل پرونده هاي مختومه به بايگاني راكد با اجازه مقام مافوق.
انجام ساير امور محوله از سوي مقام مافوق در چهارچوب وظايف.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *